文秘家园

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常用公文写作(二)函
2020-05-20 17:20  

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准和答复审批事项的公文。

函和请示都有“请求批准”的用途,函和请示的区别在于,函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间。

根据主动与被动,函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格,函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书,但公函的内容往往比较重要,涉及行使权力,故行文郑重,具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用,格式如同一般书信,不加标题,不编文号,不需存档,但亦需加盖公章。

(一)公函的类别

1.联系函

①商洽性函

用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例:《××大学关于商洽×同志调动工作事宜的函》。

②询答性函

用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例:《教育部科技司关于询问贯彻×××工作会议情况的函》。

2.请批函

向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位,而请求批准的只限业务事项。例:《×××学报关于申请广告许可证的函》。

3.告知函

主动将有关信息(如问题、意见、情况)告知对方。例:《××大学关于×结果的函》。

(二)公函的写法

1.标题

函的标题有多种写法,一种是发文机关、事由、回复函对象、文种,如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》,这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种,省略发文机关,如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“×××节”的复函》,前例为发函标题,后例为复函标题。属答复性质的函,文种均须标明“复函”。还有一种是省略事由的,如《××省高级人民法院函》,这种情形不多见。

2.主送机关

顶格写机关全称或规范化简称,后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

3.正文

函的正文包括原由、事项、结语三部分。

原由,指发出本函的原因,一般简明扼要,一两句话说明即可。例如复函的原由一般写:“你单位××××年××月××日关于××××××的来函收悉”,等等。

事项,指函的主体内容。发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项;复函则要针对来函内容,作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一,做到一函一事。不管写哪种函,事项必须清楚、具体、明确、扼要,还要求语言得体,视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份,做到多用雅语,既热情诚恳又务实直陈,有利办事。

结语,指函的结尾,一般使用公文术语,如:“特此函告”,“特此函达”,“专此函告”,“敬请函复”,“请复”,等等;复函多用“特此函复”,“此复”,等等。尾语应根据内容、要求来拟写。

落款

正文右下方署名并盖公章。

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