校属各单位：

根据学校档案工作有关规定，2017年档案归档移交工作已经开始，请各单位于近期将2017年产生的所有文件、归档材料移交学校档案室。现将移交过程中有关事项通知如下。

一、归档范围

1、2017年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

各单位文件材料归档范围请参照《河南工程学院各类档案归档范围和保管期限表》（学校主页-校长办公室-档案管理）。

2、归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本（电子稿、照片、光盘、磁盘等）。

3、各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等，按要求均应整理归档移交校办档案室。

4、二级学院附加移交材料：

①以班级为单位2017届每个毕业生的成绩单（含班级名单目录、对应的已经盖过各级公章的成绩单电子扫描件）；

②省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料（含对应电子文本）。

二、档案移交

1、归档要求。各种归档要求及范本已上传至河南工程学院档案管理QQ群（469599953），请没有入群的部门档案联络员及时加入，随时查阅。

2、归档验收。移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档标准进行验收：统一牛皮纸封面封底，较厚案卷棉线三孔一线装订，标准目录，标注页码，封底备考表标注归档责任人，移交的各种材料请附上电子文档，档案扫描要求：原件字迹清晰、不带插图的黑白档案可以采用黑白扫描；原件中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可以采用彩色扫描，将扫描的文件转换成双层PDF格式，如果原件中大部分是手写体OCR无法识别，不能转换成双层PDF格式的，扫描成JPEG格式即可（请切勿用相机手机等拍照），要求扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

3、移交手续。归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时，其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交或发至河南工程学院档案管理QQ群。

4、归档移交时间。学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门，请于4月底前移交上一年度的归档材料。科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

移交电话：62509009

移交地点：东区图书馆楼五楼档案室

联系人：金锐

校长办公室

二〇一八年三月八日

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