档案管理

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关于做好2021年档案归档移交工作的通知
2021-03-26 16:23   信息来源:校长办公室


校属各部门、各单位:

根据国家档案法、高校档案管理办法、学校档案工作有关规定,2021年档案归档移交工作已经开始,请各部门和单位将2020年产生的档案材料等规范整理,及时移交学校档案室。现将有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)职能部门日常档案

1、2020年1月1日至2020年12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、防疫卫生等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档,归档范围参照《河南工程学院归档单位文件材料收集归档范围及保管期限表》(详见校办主页)。

2、归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本(扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等)。

3、各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等(省级及以上),校际交流中具有保存价值的实物档案等。

(二)教学单位日常档案

1、2020新生入学登记表;

2、2020届毕业生的成绩单(含封面、目录、盖过各级公章的成绩单、电子扫描件、Excel目录);

3、2020届毕业生的学籍卡;

4、2020届毕业生的毕业证/学位证发放签字表;

5、2020届毕业班级/学院合影;

6、2019届档案转递存根及其扫描件(2021年9月移交);

7、院属省级以上教师、学生获奖证书、奖杯奖牌照片/扫描件,学院获奖移交原件;

8、联合办学、实习实训基地、产学研等各类协议合同原件及扫描件;

9、省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料(含对应电子文本)。

(三)新冠肺炎疫情档案

各部门和单位在疫情防控中产生的有历史价值的档案材料,包括重要文件、图片、实物等。

二、档案移交

(一)归档验收

1、规范整理材料。移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档标准进行验收:统一牛皮纸封面封底,标准目录,标注页码(从目录结束后有字页右上角开始铅笔标),封底备考表标注归档责任人,移交的各种材料请附上电子文档。

2、材料扫描要求。为保障档案信息安全,扫描过程务必在各部门档案室进行,数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》执行,请切勿用相机、手机等拍照。扫描分辨率应不小于200dpi;如文字偏小、密集、清晰度较差时,建议扫描分辨率不小于300dpi。存储格式JPEG或PDF。扫描后的图像要求端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。纸质档案存有各种电子文本的,不必数字化扫描。

3、严格移交手续。归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时,其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交。

(二)时间要求

学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门,请于4月底前移交上一年度的归档材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

(三)纪律要求

逾期不能移交,请交付档案遗失清单,并加盖部门公章。学校对不能按时移交档案或在档案管理中出现违规现象的部门,严格按照有关规定处理。

三、联系方式

在文件材料归档过程中,如有疑问或需调整归档时间,请及时与档案室联系,我们将努力帮助您解决遇到的各类问题,以确保归档材料的齐全、完整和规范。

联系人:金锐;

电话:62509009;

移交地点:西区图书馆楼五楼东档案室。

 

                                 二二一年三月二十六日

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