第一章 总 则
第一条 为加强学校档案工作,稳定兼职档案员队伍,明确岗位职责范围,提高归档材料质量,根据我校实际,依照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《河南工程学院档案管理办法》,制定本条例。
第二条 兼职档案员是指专门从事本部门文秘档案管理,并具体负责向档案馆移交归档材料的人员。
第三条 兼职档案员服从本部门行政管理,接受学校综合档案室业务指导。
第四条 各二级学院、各部门应有一名领导分管档案工作,分管档案工作的领导是本单位档案工作第一责任人。
第二章 程 序
第五条 兼职档案员须填写《河南工程学院兼职档案员登记表》,由部门盖章确认后,报学校档案室。
第六条各二级学院、各部门原则上设1—2名兼职档案员。凡设办公室的单位,应由办公室主任或专职秘书任兼职档案员;不设办公室的部门,应由部门领导指定工作性质接近、责任心强的同志任兼职档案员。
第七条 兼职档案员因调动、升学、离岗等原因无法履行职责时,所在单位应当及时予以补充。
第三章 职 责
第八条 兼职档案员负责本单位归档材料的收集、整理、立卷工作,并按规定向校档案馆移交。
第九条 兼职档案员对本单位形成并移交的纸质、实物 、声像等各种介质档案材料的归档质量负责。
第十条 各单位负责人应积极支持、鼓励兼职档案员做好档案工作,分管档案工作的领导要努力抓好本单位档案工作,具体指导、管理档案员的工作。
第十一条 兼职档案员不得私自积压、销毁或遗失应予归档的任何材料。
第四章 奖 罚
第十二条 对在收集、整理归档材料中,忠于职守,成绩显著,圆满完成当年移交归档材料的兼职档案员或部门,应当给予以下奖励:
(一) 参与学校档案工作先进集体和个人的评选;
(二) 学校予以表彰和奖励;
(三) 优先参加档案专业培训;
第十三条 对工作不负责任,不能有效完成其职责的兼职档案员或部门,将给予以下处罚:
(一)全校通报批评;
(二)不得参与档案工作专项评优;
(三)兼职档案员年终考核不得评为优秀;
(四)取消兼职档案员资格。
第五章 附 则
第十四条 本条例自公布之日起试行。