校属各部门、各单位：

为加强我校行政公文的规范化管理，正确使用和处理各类公文，根据《河南工程学院行政公文管理办法》，对行政公文发文单位标志（版头）和字号作如下规定：

一、各类行政公文发文单位标志（版头）

根据公文种类和主办部门，使用不同的发文单位标志（版头）和发文字号。学校公文发文单位标志（版头）主要有“河南工程学院文件”、“河南工程学院校长办公室文件”、“河南工程学院校长办公会议纪要”、“河南工程学院”（ 函头纸）等。

（一）“河南工程学院文件”标志（版头），用于学校贯彻党的路线、方针、政策，转发上级单位的文件，颁布学校重要规章制度，公布学校发展规划、年度工作重要点和总结，通知重要事项等。

（二）“河南工程学院校长办公室文件”标志（版头），用于校长办公室根据学校授权，传达学校的决议或决定，批转校属单位的请示、报告，发布有关事项等。

（三）“河南工程学院校长办公会议纪要”（版头），用于记载和传达校长办公会议情况和议定事项。

（四）“河南工程学院”函头纸，用于以函的形式向无隶属关系的有关单位商洽工作、询问和答复问题等。

二、发文字号

发文字号由发文单位代字、年份和发文序号组成。单位代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文单位代字，第二个层次是发文单位主办文件的部门代字。

（一）以学校行政名义发文使用“河工院X字”，发文序号由校长办公室根据发文时间统一编号。具体如下：

校长办公室主办································河工院办字

监察处主办····································河工院监字

人事处主办····································河工院人字

财务处主办····································河工院财字

教务处主办····································河工院教字

学生处主办····································河工院学字

保卫处主办····································河工院保字

后勤处主办····································河工院后字

基建处主办····································河工院基字

审计处主办····································河工院审字

科技处主办····································河工院科技字

社科处主办····································河工院社科字

发展规划处主办································河工院发规字

招生就业处主办································河工院招就字

国有资产管理处主办····························河工院国资字

国际合作与交流处主办··························河工院国际字

对外联络处主办································河工院外联字

信息与网络管理中心主办························河工院信息字

图书馆主办·····································河工院图书字

继续教育学院主办······························河工院继教字

学报编辑部主办·······························河工院学报字

（二）以校长办公室名义发文使用“河工院校办字”，发文序号由校长办公室根据发文时间统一编号。

（三）以“函”的形式发文，则在相应代字后加“函”字，如“河工院教函字”，发文序号由校长办公室根据发文时间统一编号。

（四）院部用“函”联系工作，根据工作内容，由相应职能部门拟函。