规章制度

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河南工程学院行政公文处理办法
2020-05-22 18:11  

 

第一章 总 则

第一条 为进一步规范行政公文管理,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 公文处理必须严格执行党的政策,国家保密法律、法规和其它有关规定,坚持社会主义意识形态,确保国家秘密的安全。

第五条 校长办公室是学校行政公文处理的管理机构,负责学校行政公文的处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。

第六条 各单位应当高度重视公文处理工作,严格实行公文分层把关责任制。各职能部门要明确一名政策水平和文字水平高的同志负责公文起草工作,保证公文质量。职能部门负责人要对拟发公文进行严格把关,对公文的内容、种类、格式等认真审核,承担责任。

第七条 严格发文要求,精简公文数量,压缩事务性文件,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

第八条 大力推行电子公文,减少纸质文件,降低运行成本,提高办文效率。学校各类文件应通过学校OA办公系统行文,除涉密文件或情况特殊外,不得以纸质形式运转。已经在学校OA办公系统或学校网站主页上发布的公文,非特殊需要,不再印发纸质文件。

第二章 公文种类

第九条 常用行政公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。

(二)公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(三)通告。适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(四)通知。适用于批转、转发公文,传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(五)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(六)报告。适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。

(七)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(八)批复。适用于答复校属单位的请示事项。

(九)意见。适用于对重要问题提出见解或者处理办法。

(十)函。适用于无隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

(二)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

(三)签发人。上行文应当标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。

(四)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(五)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(六)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(七)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(八)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

(九)印章。公文除“会议纪要”和电子公文以外,应当加盖发文单位印章。

(十)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”类公文应当在附注处注明联系人的姓名和联系方式,联系人一般为校属单位负责人。

(十一)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当与公文正文一起装订,不得单独成文。

(十二)抄送单位。除主送单位外,需要执行或者知晓公文内容的其它单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十三)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十四)页码。公文页数顺序号。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十四条 学校以学校文件形式,在学校内部部署全局性工作,宣布重要决定,印发工作制度等;以校长办公会议纪要形式,在学校内部公布校长办公会议的决定;授权校长办公室对校内行文,部署全校一般性的工作事项,与学校文件具有同等效力。

第十五条 根据公文种类和主办单位,使用不同的发文单位标志(版头)和发文字号。学校公文发文单位标志(版头)主要有“河南工程学院文件”、“河南工程学院校长办公室文件”、“河南工程学院校长办公会议纪要”、“河南工程学院”( 函头纸)等。发文序号由校长办公室统一编号。

第十六条 上行文原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。学校的上行文一般不在学校内部发布。

第十七条 向上级主管部门的请示事项,应当提出倾向性意见。请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十八条 制定政策性文件,主办职能部门应先向主管校领导汇报,经同意后送法律顾问审核,并在一定范围内公开征求意见,经法律顾问审核无异议后,报送校长办公室,由校长办公室安排校长办公会议讨论研究,经校长办公会议研究通过后行文。

第十九条 凡公文内容涉及其它职能部门职权范围的事项,应当履行会签手续,征得相关职能部门同意后方可行文。

第二十条 领导签发后的文件,职能部门不得再做改动,若确需改动须经原签发领导同意。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者,要按有关规定给予纪律处分。

第五章 发文办理

第二十一条 发文办理指以学校名义制发公文的过程,包括草拟、审核、核稿、呈签、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。

第二十二条 学校公文按内容类别分别由学校行政职能部门或者校长办公室拟稿。草拟公文应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(六)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(七)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(八)公文使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十三条 校属行政职能部门草拟的以学校名义行文的公文,应当在学校OA办公系统发文流程中注明文件标题、主办单位、拟稿人、审稿人、主送单位、抄送单位等信息。

第二十四条 公文在送校领导签发前由校长办公室负责审核、呈签。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定。经审核不宜发文的文稿,校长办公室应当退回主办单位并说明理由;符合发文条件但内容需要修改的,由主办单位修改后重新报送。未经校长办公室审核的文稿,校领导不予签发。

第二十五条 以学校名义制发的文件,经校长办公室审核,分管校领导复审后,由校长签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;没有签署意见的,视为同意。

第二十六条 公文正式印制前,学校办公室应当进行复核。复核的重点是:审批、签发程序是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按照程序复审。

第二十七条 校属行政职能部门以学校名义行文,应当留出3-5天的公文签发流转时间,避免仓促行文。

第二十八条 已经制发的学校行政公文确需修改的,由公文的主办单位向负责签发的校领导请示,经签发人同意后,校长办公室进行修改,重新制发。

第六章 收文办理

第二十九条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、传阅、承办、催办、反馈等程序。

第三十条 学校行政收文包括校外来文和校内来文两类。校长办公室负责学校行政收文的接收与运转工作。

第三十一条 学校外部来文,按照“电子公文网上办理、纸制公文书面办理”的原则处理。电子公文由校长办公室通过学OA校办系统运转,纸制公文由校长办公室专职人员负责运转。

第三十二条 学校行政收文按照以下程序办理:

(一)签收。校长办公室对电子和纸质来文进行签收。来文未及时送交校长办公室,发生误压、漏办、丢失的,由责任人承担责任。

(二)登记。校长办公室审核各类来文,对符合规范的公文进行登记并填写有关公文处理单。对不符合公文规范的来文,要求有关单位进行修改。不符合公文规范的来文,校长办公室不予运转。

(三)拟办。校长办公室阅文并提出拟办意见,并将公文呈送有关校领导阅批或者交有关部门办理。校领导阅批公文,对有具体请示事项的,应当签署明确意见,圈阅或者签名的,视为同意。没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

(四)传阅。校长办公室按照校领导的批示,依据公文的类别分类运转处理。

(五)承办。校长办公室送达校属单位办理的各种文件,承办单位应当及时办理,不得延误、推诿,消极对待。办理有时限要求的,应当在规定的时限内办理完毕;紧急公文应当按照特定时限要求办理;确因特殊情况不能按时办结回复的,应当在回复时限内在公文签上写明原因。公文中未明确提出办理时限要求的,应该本着认真负责的态度尽快办理。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回校长办公室并说明理由。

校领导签转有关单位要求就某一问题提出初步方案的公文,承办部门必须积极调研,摸清情况,认真研究,结合实际提出切实可行的贯彻意见或者初步方案。事关全校性的重要事项,分管校领导或者承办部门在办理前应向学校主要领导或校长办公会、党委会汇报。

办理过程中涉及其他部门职权的事项,主办单位负责人应当主动与相关部门充分协商,达成一致意见或者办理方案;不能达成一致意见的,承办单位应当列明各方理据,提出办理建议,并及时汇报签署领导决策。

(六)催办。校长办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。

(七)反馈。承办单位完成承办事项后,应当及时在收文稿签的“处理结果”栏中签署办理结果。办理结果的表述要实事求是、明确完整,并落款姓名和日期,不得弄虚作假,含糊其辞;不得在办理过程中讲条件、打折扣;不得在处理结果栏里推脱责任,把文件再签给同级部门;不得在承办事项办毕之前签署承诺性意见。

第三十三条 呈送校领导批示的收文,校长办公室应当及时提醒校领导阅批;校领导批示转交有关单位办理的公文,校长办公室负责催办,催办可采用电话、短信、便函、催办单或当面催询等方式,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第三十四条 校长办公室应当及时通过面谈、电话、短信、便函等方式,向来文单位答复来文的处理结果,但重大事项或者领导要求以正式行文批复的除外。

第七章 公文管理

第三十五条 公文由校长办公室统一收发、编号、审核、用印、传递、归档和销毁。

第三十六条 上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印(复印)的以外,经校长办公室主任批准,可以翻印(复印)。翻印时,应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围等。

第三十七条 学校公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖学校公章。

第三十八条 公文被撤销,视作从开始时就不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第三十九条 机构合并时,全部公文应当随之合并管理。机构撤销时,需要归档的公文整理立卷后移交学校档案管。

第四十条 工作人员调离工作岗位时,应当向所在单位移交、清退本人暂存、借用的公文。

第八章 附 则

第四十一条 本办法由校长办公室负责解释。

第四十二条 本办法自颁布之日起实行,原《河南工程学院行政公文处理办法》(豫工院办〔2008〕115号)和《河南工程学院行政公文审签规定(试行)》(豫工院校办〔2016〕1号)同时废止。

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